Ostatni kwartał roku to dla przedsiębiorców czas podsumowań, zamykania budżetów i planowania kolejnych miesięcy. To także dobry moment, by sprawdzić, ile pieniędzy firma faktycznie ma jeszcze do odzyskania. Problem jest poważny: łączne zaległości przedsiębiorstw sięgnęły już rekordowych 47 mld zł. Co więcej, dług nie rozkłada się na coraz większą liczbę firm. Przeciwnie, coraz mocniej kumuluje się w przedsiębiorstwach, które już wcześniej miały problemy z płynnością.
Najnowsze dane BIG InfoMonitor i BIK pokazują, że na koniec czerwca 2026 r. ponad 313,5 tys. przedsiębiorstw miało nieuregulowane w terminie zobowiązania. Ich łączna wartość sięgnęła blisko 47 mld zł, o ponad 1,7 mld zł więcej niż rok wcześniej. Jednocześnie liczba niesolidnych dłużników zmniejszyła się o 4,4 tys. podmiotów. W efekcie średnia wartość zaległości przypadająca na jedną firmę wzrosła do około 150 tys. zł. Jeszcze mocniej widać ten trend w przemyśle. Według danych opublikowanych we wrześniu zaległości firm produkcyjnych wzrosły w ciągu roku aż o 17,7 proc., do blisko 8,9 mld zł, podczas gdy liczba przedsiębiorstw z zaległościami praktycznie się nie zmieniła. „Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: jeśli kontrahent od kilku miesięcy nie płaci, nie warto czekać na koniec roku z nadzieją, że sytuacja sama się poprawi. Końcówka roku jest dobrym momentem, żeby przejrzeć należności i zdecydować, przy których z nich trzeba już przejść od przypominania do konkretnego działania” – mówi mec. Radosław Rogalski, adwokat i partner w Kancelarii Czupajło Ciskowski & Partnerzy.
Nie każdy poślizg oznacza problem
Jednorazowe opóźnienie płatności nie musi oznaczać, że kontrahent ma problemy finansowe. Inaczej wygląda sytuacja, gdy termin płatności mija kolejny raz, kontakt z firmą staje się trudniejszy, a tłumaczenia dotyczące przelewu zaczynają się powtarzać. „Przedsiębiorca powinien patrzeć nie tylko na to, czy faktura została zapłacona, ale także na zachowanie kontrahenta. Jeśli opóźnienia się powtarzają, kolejne terminy są przesuwane, a kontrahent zaczyna selektywnie regulować zobowiązania, to sygnał, że nie mamy już do czynienia ze zwykłym poślizgiem. Wtedy warto sprawdzić sytuację firmy i ocenić, jakie działania można podjąć, zanim problem stanie się jeszcze większy” – wyjaśnia mec. Radosław Rogalski. Dane BIG InfoMonitor pokazują przy tym zmianę podejścia przedsiębiorców. 27 proc. firm rozpoczyna działania windykacyjne już po tygodniu od upływu terminu płatności, a kolejne 22 proc. robi to najpóźniej po dwóch tygodniach. 40 proc. przedsiębiorstw wzmacnia też kontakt telefoniczny lub mailowy formalnym wezwaniem do zapłaty.
Błąd pierwszy: „Poczekajmy jeszcze tydzień”
W relacjach B2B przedsiębiorcy często nie chcą od razu eskalować problemu. Obawiają się, że formalne wezwanie do zapłaty pogorszy relacje z klientem albo przekreśli szanse na kolejne zlecenia.
„To zrozumiałe, szczególnie gdy kontrahent jest ważnym klientem. Problem pojawia się wtedy, gdy kolejne tygodnie mijają, a przedsiębiorca nadal nie podejmuje żadnej decyzji. Sam fakt, że zależy nam na dalszej współpracy, nie oznacza, że powinniśmy bezterminowo kredytować kontrahenta własnymi pieniędzmi” – mówi ekspert z Kancelarii CCKA. W praktyce warto wyznaczyć sobie moment, po którym sprawa przechodzi z poziomu „monitorujemy płatność” do poziomu „podejmujemy formalne działania”.
Błąd drugi: „Mamy fakturę, więc mamy dowód”
Sama faktura nie zawsze wystarczy, żeby skutecznie dochodzić zapłaty. W sporze znaczenie mogą mieć również umowa, zamówienie, potwierdzenie wykonania usługi, korespondencja z kontrahentem czy dokumenty potwierdzające odbiór towaru. „Im lepiej przedsiębiorca dokumentuje współpracę, tym łatwiej później wykazać, co dokładnie zostało uzgodnione i wykonane. Szczególnie istotne jest to w przypadku usług, projektów realizowanych etapami czy współpracy, w której zakres świadczenia zmieniał się w trakcie. Nie warto kompletować dokumentacji dopiero wtedy, gdy kontrahent przestaje płacić” – wskazuje mec. Rogalski.
Błąd trzeci: dalsza współpraca mimo rosnącego zadłużenia
Jednym z najdroższych błędów może być dalsze realizowanie kolejnych zamówień dla kontrahenta, który nie uregulował poprzednich faktur. Firma może w ten sposób zwiększać własną ekspozycję na ryzyko: zamiast jednej niezapłaconej faktury pojawiają się kolejne. „Jeżeli kontrahent ma już zaległość, przed przyjęciem następnego zamówienia warto zatrzymać się i sprawdzić, czy dalsza realizacja współpracy jest bezpieczna. Czasami właściwym rozwiązaniem będzie uzgodnienie harmonogramu spłaty, dodatkowe zabezpieczenie albo wstrzymanie kolejnych świadczeń. To zawsze wymaga analizy konkretnej umowy i sytuacji prawnej, ale najgorszym rozwiązaniem jest działanie automatyczne: klient zamawia, firma realizuje, a o pieniądze zaczyna pytać dopiero po kolejnej fakturze” – tłumaczy ekspert.
Kiedy wezwanie do zapłaty przestaje być formalnością?
Przepisy dotyczące transakcji handlowych przewidują dla wierzyciela określone uprawnienia w przypadku opóźnień w płatnościach. W zależności od sytuacji przedsiębiorca może dochodzić m.in. odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Jednocześnie formalne wezwanie do zapłaty nie powinno być traktowane wyłącznie jako „straszak”. „Dobrze przygotowane wezwanie porządkuje sytuację: wskazuje podstawę należności, termin, kwotę i konsekwencje braku zapłaty. Może być ostatnim etapem próby polubownego rozwiązania sprawy, ale jednocześnie przygotowuje grunt pod dalsze działania. Jeżeli mimo wezwania kontrahent nie płaci, przedsiębiorca powinien już wiedzieć, jaki jest kolejny krok i czy warto kierować sprawę do sądu” – mówi mec. Radosław Rogalski. Odzyskiwanie pieniędzy zaczyna się często dużo wcześniej niż w momencie wystawienia wezwania do zapłaty. Znaczenie ma sposób skonstruowania umowy, określenie terminów płatności, zasad odbioru prac, odpowiedzialności stron czy zabezpieczeń. Warto również przed rozpoczęciem współpracy sprawdzić podstawowe informacje o kontrahencie.
Jest to szczególnie istotne przy większych zamówieniach, długich terminach płatności i współpracy z nowym partnerem. „Najtańsza windykacja to taka, której można było uniknąć. Dlatego bezpieczeństwo płatnicze powinno być elementem decyzji biznesowej, a nie wyłącznie problemem działu prawnego po pojawieniu się zaległości. Im większa wartość kontraktu i im dłuższy termin płatności, tym większe znaczenie ma wcześniejsze sprawdzenie kontrahenta i odpowiednie zabezpieczenie interesów firmy” – podkreśla mec. Rogalski.
Koniec roku to dobry moment na audyt należności
Nie każda zaległość wymaga od razu procesu sądowego. Każda wymaga jednak decyzji: czekamy, negocjujemy, zabezpieczamy czy zaczynamy formalnie dochodzić pieniędzy. „Koniec roku może być dobrym momentem na zamknięcie także tych spraw, które przez wiele miesięcy pozostawały
„na później”. Warto zrobić listę wszystkich przeterminowanych należności, podzielić je według wieku i wartości, sprawdzić dokumentację oraz ocenić sytuację najważniejszych dłużników. Dzięki temu firma wchodzi w nowy rok nie tylko z planem sprzedażowym, ale też ze świadomością, jakie pieniądze rzeczywiście ma szansę odzyskać” – podsumowuje mec. Radosław Rogalski.
Mec. Radosław Rogalski – adwokat, partner w Kancelarii Czupajło Ciskowski & Partnerzy. Kieruje działem obsługi firm i biznesu. Doradza przedsiębiorcom w zakresie prawa gospodarczego, wspierając ich w bieżącej działalności oraz ograniczaniu ryzyk prawnych. Pomaga firmom bezpiecznie kształtować relacje z kontrahentami, zabezpieczać interesy w umowach i rozwiązywać spory gospodarcze, w tym dotyczące niezapłaconych należności.Kancelaria Czupajło Ciskowski & Partnerzy wspiera przedsiębiorców w zakresie prawa pracy, prawa gospodarczego oraz bieżącej obsługi biznesu. Kancelaria prowadzi m.in. audyty modeli zatrudnienia, pomagając firmom ocenić ryzyka związane z umowami B2B, umowami cywilnoprawnymi oraz organizacją pracy. Więcej informacji: https://ccka.pl
Kontakt do mediów: Karina Grygielska, Agencja Face It, e-mail: k.grygielska@agencjafaceit.pl, tel. +48 601 369 597
